Invitaciones… cortesía y hospitalidad del anfitrión

Un buen anfitrión, procura el bienestar de sus invitados desde el momento en el que ingresan a su domicilio o lugar donde se eligió para realizar el evento, hasta que se retiran.

Es obligación del anfitrión, brindar las mayores atenciones a cada uno de sus invitados… que mejor que nuestros invitados recuerden con agrado esta experiencia.

Toda invitación, es una expresión de cortesía y hospitalidad que se ofrece y prepara con esmero y generosidad, es una manera amable de expresar el deseo de atender y satisfacer a otra persona pudiendo ser el motivo la celebración de una fecha especial o bien en honor de alguien.

Es para compartir momentos gratos, poniendo al alcance de nuestros invitados todo aquello cuanto hemos preparado sin reparar en gastos, por supuesto de acuerdo a un presupuesto que esté de acuerdo a nuestras posibilidades.

Por su parte, el invitado debe sentirse halagado por las gentilezas recibidas y saber corresponder, tal vez no de inmediato, pero si en un futuro no muy lejano. Generalmente se lo hace a través de otra invitación.

Para tener una reunión exitosa, es necesario seguir algunos pasos que sin duda facilitarán su desarrollo y para ello me permito compartir algunos tips tan simples como elementales.

· Para iniciar, no es mala idea preparar una guía memoria que nos ayude a tener un mejor control y organización, de esta manera podremos coordinar hasta el más mínimo detalle permitiendo que la ocasión sea inolvidable.

· En primer lugar, se debe definir el motivo del acontecimiento para determinar el tipo de reunión que queremos organizar ya que puede ser desde una reunión familiar, con amigos, formal e incluso con carácter oficial.

· Se debe determinar y elegir el lugar donde se realizará el evento, pudiendo ser en un club privado, en una casa especial para eventos, o bien un domicilio particular, para ello es de vital importancia determinar previamente el número de invitados.

· Cuando elaboramos la lista de invitados, debemos procurar que sean personas compatibles, es decir que tengan los mismos intereses, sin embargo no debe ser excluyente salvo marcadas excepciones.

· Debemos tomar en cuenta que la planificación del menú, las bebidas adecuadas e incluso la música, debe ser apropiada para la ocasión. Cada detalle es sumamente importante.

· Uno de los puntos importantes es la manera en la que invitamos, esto ira de acuerdo al tipo de evento y grado de confianza que tenemos con cada una de las personas que deseamos invitar, por ejemplo si es una cena familiar, tal vez será suficiente una llamada telefónica en algunos casos, en otros tal vez se requiera un poco más de formalidad, pero si es un evento social como un matrimonio o un evento oficial, sin duda las formalidades deben ser mucho mayores y para ello se debe pensar no solo en enviar invitaciones, sino en enviarlas con una anticipación adecuada.

Los datos impresos en una invitación, idealmente deben contener los siguientes datos:

Nombre de los invitados

Por tradición, la invitación debe llevar el nombre del caballero seguido del nombre de la dama (esposa).

Motivo de la invitación

La invitación puede ser para una recepción, un cóctel, un almuerzo, una cena, etc. por lo que debe indicarse el motivo de la misma.

Lugar, fecha y hora

Estos tres datos son de suma importancia ya que definen el lugar donde se llevará a cabo el evento, la fecha del mismo y la hora de inicio, por razones lógicas si la invitación no lleva estos tres datos, será un poco difícil que el invitado pueda acudir al lugar correcto y en la fecha y hora adecuada.

Código de vestimenta

Dependiendo del tipo de evento e incluso la hora en la que se llevara a cabo, en la invitación se debe indicar la tenida apropiada (Dress Code) para la ocasión.

Esta aclaración usualmente se encuentra ubicada en la parte inferior izquierda de la invitación.

Confirmar asistencia

En la parte inferior derecha de la invitación (en España izquierda), hay un número de teléfono para que el invitado pueda confirmar o no, de manera oportuna su asistencia precedida por el acrónimo R.S.V.P. (en francés: Répondez s’il vous plait) que significa “Responda Por Favor” también se suele escribir en español S.R.C. que significa “Se Ruega Contestación” o “Se Ruega Confirmación”. Y es sumamente necesario hacerlo ya que cuando invitamos, además de incluir un lugar en la mesa, también estamos incrementando el presupuesto por lo que sería muy descortés no confirmar la asistencia, por otra parte sería muy desagradable no confirmar, acudir a la invitación y no tener un lugar en la mesa.

Fecha de la invitación

Este es un dato importante, y es bueno mencionar que idealmente las invitaciones deben ser enviadas con 20 días de anticipación, de esta manera las personas invitadas tendrán el tiempo suficiente de responder afirmativamente su presencia o bien para excusarse.

Estas formalidades permiten darle un cierto realce a nuestros eventos, le damos la seriedad que amerita y cumplimos con normas básicas de protocolo.